Audit Services
Services de vérification
The Smart About Salt Council (SASC) is grateful to the Government of Ontario for providing funding assistance to help in the development of an appropriate verification program to assist the certification and accreditation efforts of winter maintenance contractors, facility owners/operators and others, to help SASC continue to update our award-winning education programs and to facilitate dialogue between all those that have an interest in safety, winter maintenance practices and the environment.
SASC's Efforts to Develop a Relevant Verifcation Progam Summarized
1. Retaining a Consultant
Using tested and preferred procurement practices a request for proposals (RFP) document was crafted and distributed using MERX: Canada's electronic tendering service. As a result, the services of WSP Canada Group was retained. WSP Global Inc. is a Canadian business providing management and consultancy services to the built and natural environment. It is listed on the Toronto Stock Exchange (TSX:WSP).
2. Jurisdictional Scan
A jurisdictional scan was conducted through a combination of an Internet search, LISTSERV query, and telephone interviews. The intent was to locate programs similar to SASC and investigate their verification and auditing methods. The search was limited to North America to maintain a relevance in regards to snow and ice conditions, road and parking lot infrastructure, and legislative culture. For this reason, programs in Europe were not included.
The internet search was conducted by referencing known portals of winter maintenance information, such as the Federal Highway Administration (FHWA), the American Association of State Highway and Transportation Officials (AASHTO), and the Transportation Research Board (TRB). The search was then widened to include commercial pages, program websites, and government databases. The focus was on finding and investigating road salt application certification projects and their training, verification, and accreditation processes. Materials consulted included academic papers, training presentation documents, news articles, and web pages. LISTSERV is a software application which distributes messages to subscribers on an electronic mailing list. For this project, a query was posed on the SNOW-ICE list serve which focuses on communication between winter maintenance professionals. The responses were considered through the context of the scope and intent of the project and were investigated accordingly. From the above, organizational representatives were identified and telephoned to provide clarity/expand on their online information.
The results of the jurisdictional scan are shared here: WSP Verification Protocol Development Task 1 Jurisdictional Review DRAFT 29MAY18.pdf
3. A Framework for Program Verification
Working with professional consultants, a verification program has been drafted and a discussion document shared broadly with winter maintenance industry stakeholders. The verification protocol was grounded in by the knowledge obtained through the completion of the jurisdictional scan and considered:
i. Existing SASC training and certification programs;
ii. The resource limitations of winter maintenance contractors and others;
iii. General safety requirements;
iv. Leading practices that might address liability concerns and other issues;
v. Procedures necessary to verify the use of SASC training;
vi. The need for reporting;
vii. Performance metrics program verification such as: Calibration, pre-wetting, the percentage of employees that are trained in leading practices in winter maintenance, the percentage of supervisors that are trained in leading practices in winter maintenance, the percentage of automatic controllers being used, the use of advanced snow plow blades and equipment, the use in winter maintenance operations of temperature sensing equipment, sand and direct liquid application, the use of low or non-salt products, the challenges resulting from significant winter storm events, the actual amounts of de-icing products used with emphasis on salt products (chlorides), use of shared liability contracts, etc.; and,
viii. Defined reporting requirements and how they are to be recorded. Consideration has been given to the number and frequency of complaints, the number and frequency of audits, the findings against leading practices, teachings, and certification standards of the SASC.
4. Summary of Findings
- To the best of our knowledge, development of the verification protocol is an international and industry first.
- The project confirmed the premise that a verification surrounding the use of best practices in winter maintenance is helpful in continuing to strive for a reduction in the over-application of chlorides as a result of poor winter maintenance practices. Indeed, recent studies confirm that there is a so-called “goldilocks” point at which salt (typically sodium chloride) and other products are effective and maintain safety: Too little and safety is compromised, but too much also have both negative environmental consequences and diminish safety efforts.
- Winter maintenance contractors ‘bristled’ at the language of a “program audit”. Additionally, communications had to be exceptionally explicit in the messaging and information requested. For example, on several occasions when records which substantiate reported service areas and de-icing products used winter maintenance contractors conflated the request to seek confidential contract documents.
- In the majority, those documents submitted to SASC as part of the project seemed to confirm reported salt usage.
- These knowledge and sophistication of those that participated in the in-field audits differed widely and as a result no commonalities were apparent beyond the fact that each and every one could, to varying degrees, continue to improve their operations evolving to fully best management practices.
The Final Report in both English and French is provided below:
Le Smart About Salt Council (SASC) est reconnaissant au gouvernement de l’Ontario d’avoir fourni une assistance financière afin d’aider à l’élaboration d’un programme de vérification approprié pour appuyer les efforts de certification et d'accréditation des entrepreneurs en entretien hivernal, des propriétaires/exploitants d’installations et d’autres intervenants, pour aider le CSAS à continuer de mettre à jour ses programmes d’éducation primés et à faciliter le dialogue entre tous ceux qui s'intéressent à la sécurité, aux pratiques d’entretien hivernal et à l’environnement.
Résumé des efforts déployés par la SASC pour élaborer un programme de vérification pertinent
1. Retenir les services d'un consultant
À l'aide de pratiques d'approvisionnement éprouvées et privilégiées, un document de demande de propositions (DP) a été élaboré et distribué à l’aide du service électronique d’appel d'offres MERX : Canada. Par conséquent, les services de WSP Canada Group ont été retenus. WSP Global Inc. est une entreprise canadienne qui fournit des services de gestion et de conseil à l’environnement bâti et naturel. Elle est inscrite à la Bourse de Toronto (TSX:WSP).
2. Analyse juridictionnelle
Une analyse juridictionnelle a été effectuée en combinant une recherche sur Internet, une requête LISTSERV et des entrevues téléphoniques. L'intention était de localiser des programmes semblables à ceux de la SASC et d’enquêter sur leurs méthodes de vérification et de vérification. La recherche a été limitée à l'Amérique du Nord afin de maintenir une pertinence quant à l'état de la neige et de la glace, à l'infrastructure des routes et des parcs de stationnement et à la culture législative. Pour cette raison, les programmes européens n'ont pas été inclus.
La recherche sur Internet a été effectuée en faisant référence à des portails d'information connus sur l’entretien hivernal, tels que la Federal Highway Administration (FHWA), l’American Association of State Highway and Transportation Officials (AASHTO) et le Transportation Research Board (TRB). La recherche a ensuite été élargie pour inclure les pages commerciales, les sites Web des programmes et les bases de données gouvernementales. L’accent était mis sur la recherche et l’enquête au sujet des projets de certification des applications de sel de voirie et sur leurs processus de formation, de vérification et d’accréditation. Les documents consultés comprenaient des articles universitaires, des documents de présentation de formation, des articles de presse et des pages Web. LISTSERV est un logiciel qui distribue des messages aux abonnés sur une liste de diffusion électronique. Pour ce projet, une question a été posée sur le service de liste SNOW-ICE qui met l’accent sur la communication entre les professionnels de l’entretien hivernal. Les réponses ont été examinées dans le contexte de la portée et de l’intention du projet et ont fait l’objet d’une enquête en conséquence. À partir de ce qui précède, les représentants de l’organisation ont été identifiés et appelés pour clarifier leurs renseignements en ligne ou en donner plus de précisions.
Les résultats de l'analyse des administrations sont partagés ici : Tâche d'élaboration du protocole de vérification WSP 1 ÉBAUCHE d'examen par compétence 29MAY18.pdf
3. Cadre de vérification des programmes
En collaboration avec des experts-conseils professionnels, un programme de vérification a été élaboré et un document de discussion a été largement diffusé aux intervenants de l'industrie de l'entretien hivernal. Le protocole de vérification reposait sur les connaissances acquises au cours de l'analyse de la compétence et tenait compte des éléments suivants :
i. Programmes de formation et de certification existants du SASC;
ii. Les limitations de ressources touchant les entrepreneurs en entretien hivernal et d'autres personnes;
iii. Exigences générales de sécurité;
iv. Pratiques exemplaires qui pourraient répondre aux préoccupations en matière de responsabilité et à d'autres questions;
v. Procédures nécessaires pour vérifier l'utilisation de la formation SASC;
vi. La nécessité de produire des rapports;
vii. Vérification des programmes de mesure du rendement tels que : l'étalonnage, le prémouillage, le pourcentage d'employés formés aux pratiques exemplaires en entretien hivernal, le pourcentage de superviseurs formés aux pratiques exemplaires en entretien hivernal, le pourcentage de contrôleurs automatiques utilisés, l'utilisation de lames et d'équipements de chasse-neige avancés, l'utilisation de matériel de détection de température dans les opérations d'entretien hivernal, l'application directe de sable et de liquide, l'utilisation de produits à faible teneur en sel ou sans sel, les défis découlant de tempêtes hivernales importantes, les quantités réelles de produits de dégivrage utilisées en mettant l'accent sur les produits salins (chlorures), l'utilisation de contrats à responsabilité partagée, etc.;
viii. Exigences de déclaration définies et comment elles doivent être rapportées. Le nombre et la fréquence des plaintes, du nombre et la fréquence des vérifications, des constatations par rapport aux pratiques exemplaires, des enseignements et des normes de certification de la SASC ont été pris en compte.
4. Sommaire des constatations
- À notre connaissance, élaborer ce protocole de vérification est une première internationale et industrielle.
- Le projet a confirmé la prémisse selon laquelle une vérification de l'utilisation des meilleures pratiques en matière d'entretien hivernal est utile pour continuer de réduire l'application excessive de chlorures en raison de mauvaises pratiques d'entretien hivernal. En effet, des études récentes confirment l'existence d'un point « magique » où l'application du sel (généralement du chlorure de sodium) et d'autres produits est efficace et sécuritaire : Trop peu et la sécurité est compromise, mais trop a aussi des conséquences négatives sur l’environnement et diminue les efforts de sécurité.
- Les entrepreneurs en entretien hivernal se sont « hérissés » de l'utilisation des mots « vérification de programme ». De plus, les communications devaient être exceptionnellement explicites dans les messages et les renseignements demandés. Par exemple, à plusieurs reprises, lorsque des documents justifiant les zones de service déclarées et les produits de dégivrage utilisés ont été demandés, les entrepreneurs en entretien hivernal ont confondu la demande avec une recherche de documents contractuels confidentiels.
- Dans la majorité des cas, les documents soumis à la SASC dans le cadre du projet semblaient confirmer l'utilisation déclarée de sel.
- Ces connaissances et cette sophistication des personnes qui ont participé aux vérifications sur le terrain différaient considérablement et, par conséquent, aucun point commun n'était apparent au-delà du fait que chacun pouvait, à des degrés divers, continuer à améliorer ses opérations en adoptant des pratiques de gestion pleinement exemplaires.
Le rapport final en français et en anglais est présenté ci-dessous:
Rapport final 20200327v6.1.pdf